Compliance & Integrity - die Grundlagen leicht erklärt!

„Compliance” und die dazugehörigen Grundlagen sind für viele Menschen schwammige Begriffe. Zu Recht. Schließlich handeln sie von „gesetzes- und regelkonformem Verhalten“. Aber: Was bedeutet das konkret?

Compliance bezieht sich auf die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und internen Richtlinien, während Integrity (dt. Integrität) das ethische Verhalten und die moralische Verantwortung eines Unternehmens widerspiegelt. Zusammen bilden sie ein starkes Fundament für eine verantwortungsvolle Unternehmensführung.

Die Einhaltung und Schulung Compliance-relevanter Themen wird jedoch durch neue gesetzliche Richtlinien (z. B. das Hinweisgeberschutzgesetz für Whistleblower; Lieferkettengesetz) zunehmend erschwert. Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden und das Vertrauen von Kunden, Investoren und der Öffentlichkeit zu wahren, müssen Compliance und Integrität verstanden und durch die richtigen Prozesse, Tools und Awareness-Maßnahmen begleitet werden.

In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit den Grundlagen und Regeln von Compliance und Integrität. Außerdem: Wie können rechtliche Anforderungen erfüllt und Verstöße vermieden werden?

Compliance-Grundlagen im Überblick

Befolgung von Vorschriften

Die Minimalanforderung an Unternehmen besteht in der Befolgung relevanter Vorschriften. Damit werden rechtliche Konsequenzen und Rufschäden vermieden und der erste Schritt in Richtung ethische Geschäftspraxis und konstruktive Geschäftsbeziehungen ist getan.

Vertraulichkeit & Sicherheit von Daten und Informationen

Konkrete Maßnahmen zum Schutz sensibler Daten sind z. B.das Need-to-know-Prinzip, die strikte Einhaltung der DSGVO oder die Einführung einer Informationsklassifizierung. Diese Maßnahmen schützen vertrauliche und personenbezogene Informationen und reduzieren Datenschutz-Risiken oder die Kompromittierung interner geschäftskritischer Daten.

Verhinderung von Geldwäsche & illegalen Handlungen

Mit Hilfe geeigneter Kontrollmechanismen, Überwachungssysteme für Transaktionen und geschultem Personal können Unternehmen Geldwäsche-Aktivitäten frühzeitig erkennen, melden und damit eine Compliance-Verletzung vermeiden oder eindämmen. Dies trägt nicht nur zur Vermeidung rechtlicher Konsequenzen bei, sondern schützt auch das Unternehmen selbst vor Missbrauch durch kriminelle Aktivitäten.

Gleichbehandlung & Schutz der Mitarbeitenden vor Diskriminierung

Die Gleichbehandlung und der Schutz der Mitarbeitenden vor Diskriminierung sind ein wichtiger Bestandteil der Compliance. Das AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) verpflichtet Unternehmen, ihre Mitarbeitenden vor Diskriminierung, Belästigung und ungerechter Behandlung zu schützen. Darüber hinaus schafft Gleichbehandlung eine positive Arbeitsumgebung und fördert ein inklusives, vielfältiges und respektvolles Arbeitsumfeld.

Korrekter Umgang mit Kunden & Geschäftspartnern

Compliance-konformes Verhalten, das im Unternehmen gelebt wird, sollte auch im Umgang mit Kunden, Geschäftspartnern und dem Unternehmensvermögen angewandt werden. Dazu zählen beispielsweise ethische Standards in Bezug auf Verträge, Vereinbarungen und transparente Geschäftspraktiken, um das Risiko von Betrug, Korruption und anderen kriminellen Geschäftspraktiken zu minimieren und langfristige, vertrauensvolle Beziehungen aufzubauen.

Insiderhandlungen & Insiderempfehlungen

Unternehmen sollten klare Richtlinien und Verfahren für den Umgang mit Insiderinformationen etablieren, um Interessenkonflikte und unzulässige Handlungen zu vermeiden. Insiderhandel bezeichnet den Handel mit Wertpapieren auf Grundlage von nicht-öffentlichen Informationen und ist gesetzlich verboten. Damit sind Insider-Handlungen ein absolutes No-Go und verletzen die Integrität des Unternehmens und des Kapitalmarktes.

Spenden & Sponsoring

Spenden und Sponsoring sind nicht per se falsch. Wichtig ist der richtige Umgang: Durch eine transparente und verantwortungsvolle Handhabung von Spenden und Sponsoring stärken Unternehmen ihr Ansehen und beugen potenziellen Interessenkonflikten vor. Damit wird auch das Risiko für unrechtmäßige Beeinflussung oder Korruption minimiert. Wo wir schon bei Interessenkonflikten sind…

Interessenkonflikte: Ein unterschätztes Problem im Berufsalltag

Während Geldwäsche und Korruption eindeutig verboten sind, ist der richtige Umgang mit Interessenkonflikten und Zuwendungen im Einzelfall deutlich unklarer.

Grundsätzlich liegt ein Interessenkonflikt immer dann vor, wenn das Urteilsvermögen eines Entscheidungsträgers beeinträchtigt ist. Alleine auf dieser Basis besteht bereits die Gefahr einer unangemessenen Beeinflussung.

Typische Beispiele:

Mitarbeitende aus der Personalabteilung bevorzugen Familie oder Bekannte bei Stellenausschreibungen
Eine Führungskraft lässt sich von potenziellen Geschäftspartnern zu Champions League Spielen einladen

Compliance Grundlagen: innerer Kompass bei Interessenskonflikten

Darüber hinaus müssen auch Nebentätigkeiten von Mitarbeitenden, finanzielle Beteiligungen der Geschäftsführung und die Annahme von geldwerten Vorteilen kritisch bewertet werden. Diese Situationen können das objektive Handeln und die Entscheidungsfindung bereits beeinflussen und stehen so im Widerspruch zu den Grundsätzen von Compliance und Integrität.

Beim Thema Zuwendungen wird die Grauzone noch undurchsichtiger. Hier ist man im Idealfall auf eine interne Richtlinie zu Geschenken und alternativ auf eine Prise gesunden Menschenverstand angewiesen. Doch auch hier gibt es ganz klare No-Go’s, z. B. Geldgeschenke und Gefälligkeiten für oder von Geschäftspartnern.

Diese Tabelle kann bei der Einschätzung von Zuwendungen hilfreich sein:

I.d.R. unproblematisch	I.d.R. Überprüfung erforderlich	I.d.R. verboten
Geschenke von geringem Wert	Höherwertige Sachgeschenke (Elektrogeräte, Wein, Accessoires)	Bargeld oder Gleichwertiges (Schecks, Geschenkkarten und Gutscheine)
Geschäftsessen (z.B. Mittagessen während der Arbeitszeit)	Essenseinladung (im angemessenen Rahmen)	Extravagante Bewirtung / Einladung ohne Geschäftsbezug
Fachveranstaltung (mit ausschließlich geschäftsbezogenen Themen)	Gemischte Veranstaltung (Geschäftlich, mit einem nicht überwiegenden Anteil an Unterhaltung)	Unterhaltungsveranstaltung (ohne Bezug zur Vorstellung der eigenen Produkte und Dienstleistungen)

Aufgepasst bei Sonderregelungen für Amts- und Mandatsträger:

Personen aus der öffentlichen Verwaltung, staatlichen Unternehmen, oder aus der Politik und Justiz dürfen i.d.R. keine Geschenke, Einladungen etc. erhalten. Solche Zuwendungen können schnell als Bestechungsversuch angesehen werden und somit strafbar sein.

Im Zweifel wendet man sich hier am besten an den Compliance-Beauftragten.

Was also tun gegen Compliance-Schwachstellen?

Im Kampf gegen Compliance-Schwachstellen stehen Unternehmen diverse Maßnahmen zur Verfügung, mit den Organisation die Compliance und Integrität in allen Geschäftsbereichen verankern können.

Entwicklung von Verhaltenskodizes

Ein Verhaltenskodex wird auf Basis der gesetzlichen Grundlagen entwickelt und übersetzt diese in den Unternehmensalltag, zum Beispiel durch konkrete Verhaltensstandards und -erwartungen für alle Mitarbeitenden. Damit dient ein Verhaltenskodex (engl: Code of Conduct) als Leitfaden für das richtige Verhalten im Geschäftsalltag und fördert ethisches und gesetzeskonformes Verhalten.

Schulungen für Mitarbeitende

Schulungen wie unser Compliance-Training sind eine effiziente Lösung, um Ihren Mitarbeitenden das nötige Rechts- und Risikobewusstsein zu vermitteln. Damit werden sie mit den erforderlichen Kenntnissen ausgestattet, um potenzielle Risiken im Idealfall zu vermeiden oder zu erkennen und angemessen zu reagieren. Damit minimieren Sie Verstöße und fördern eine unternehmensweite Compliance-Kultur.

Interne Kontrollen & Compliance-Management-Systeme

Interne Compliance-Kontrollen (z. B. Vier-Augen-Prinzip) und die Aufzeichnung Compliance-relevanter Vorgänge in Systemen unterstützen bei der Identifizierung, Überwachung und Minimierung von Risiken und dienen als Nachweis für Compliance-Maßnahmen eines Unternehmens. Zudem unterstützt ein Compliance-Management-System Mitarbeitende bei der Bewertung Compliance-relevanter Vorkommnisse durch klare Vorgaben und einen Handlungsrahmen für die Umsetzung im Alltag.

Einrichtung eines Hinweisgebersystems

Größere Unternehmen müssen im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes sichere Meldekanäle für Whistleblower einrichten und eingehende Hinweise vertraulich behandeln. Dadurch bleiben Whistleblower auf Wunsch anonym und haben keine Repressalien für ihre Person oder ihren Arbeitsplatz zu befürchten. Die Einrichtung eines Hinweisgebersystems ermöglicht es Mitarbeitern und externen Parteien, Verstöße oder Verdachtsfälle anonym zu melden. Das kann zur frühzeitigen Aufdeckung von Fehlverhalten beitragen und eine transparente und vertrauensvolle Compliance-Kultur fördern.

Warum ist die Schulung zu Compliance so wichtig?

Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Deshalb muss Compliance mit all ihren Facetten erst einmal verstanden werden. Am besten durch ein Training, das komplexe Sachverhalte und Juristen-Jargon verständlich aufbereitet und konkrete Handlungsempfehlungen für den Berufsalltag gibt. Denn: Erst wenn überhaupt ein Verständnis für Compliance-Vorgaben herrscht, können diese eingehalten, gelebt und potenzielle Missstände schnell entdeckt und unterbunden werden.

Und das zahlt sich aus. Nicht zwar nur durch rechtliche Sicherheit - schließlich möchten Sie erst einmal Strafen vermeiden. Mit einer starken Compliance-Kultur sorgen Sie auch für ein produktives Arbeitsklima und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Investoren.

Gründe genug, Compliance und die entsprechende Sensibilisierung Ihrer Mitarbeitenden rund um integres und sicheres Verhalten anzugehen. Durch Schulungen wie unser IS-FOX Compliance-Training werden sie mit den erforderlichen Kenntnissen ausgestattet, um Compliance-Anforderungen zu verstehen und ethische Entscheidungen zu treffen. Und das ganz ohne Jargon und unverständliche Theorie, dafür mit Spaß und konkreten Handlungsempfehlungen.

Demo und Beratung? Preise? Referenzen?

Holen Sie sich einen Demozugang und lassen Sie uns in einem Webmeeting über Ihren Bedarf sprechen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Compliance in Ihrem Unternehmen mit Mitarbeiter-Schulungen erfolgreich stärken können.

Kontakt

Compliance & Integrity: Die Grundlagen

Einfach und verständlich erklärt.